home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 1 / Cream of the Crop 1.iso / BUSINESS / SBA62.ARJ / FSBA.EXE / F225.SBE < prev    next >
Text File  |  1992-04-30  |  5KB  |  104 lines
  1. @096 CHAP 9
  2.  
  3.                ┌───────────────────────────────────────┐
  4.                │       MAXIMIZING YOUR CASH FLOW       │
  5.                └───────────────────────────────────────┘
  6.  
  7.          "MONEY is not the root of all evil.  The LACK of money
  8.           is the root of all evil." -- The Reverend Ike
  9.  
  10.           (Or, as Oscar Wilde put it, "Work is the curse of the
  11.           drinking classes.")
  12.  
  13. Money is still the ultimate labor-saving device, and cash flow is the
  14. lifeblood of any business organization.  Yet all too many small
  15. business operators are so concerned with other matters that they fail
  16. to pay proper attention to managing their cash resources properly.
  17.  
  18. Good cash management can make a significant contribution to the compet-
  19. itiveness and profitability of your business.  Poor cash management is
  20. one of the main causes of business failures, particularly among smaller
  21. firms.   A cash shortage due to poor planning can set off a chain of
  22. disastrous consequences, even in a profitable business.
  23.  
  24. Cash flow management has two aspects--projecting future cash flow and
  25. controlling and maximizing the cash available from operations at all
  26. times.
  27.  
  28. (a) PROJECTING CASH FLOW.  Projecting your business's near-term and
  29. long-term cash needs is a very crucial function.  The purpose of making
  30. accurate cash flow projections frequently is to bring to your attention
  31. any point in the future where you may incur a cash shortage or deficit,
  32. so that you can take steps in advance to prevent that occurrence, such
  33. as raising new capital, borrowing money, cutting prices to liquidate
  34. some inventory, cutting back on a planned expansion, etc.  You may want
  35. to consult your accountant for assistance in setting up worksheets or
  36. computer spreadsheets to do regular projections.  Your CPA may also
  37. have (or be able to recommend) computer programs for doing cash flow
  38. projections.
  39.  
  40. (b) MAXIMIZING YOUR BUSINESS'S CASH FLOW.  The following are a number
  41. of effective methods of maximizing cash flows for your business:
  42.  
  43.    .  Bill your customers promptly.  The later they receive a bill,
  44.       the later you will collect for a particular sale, in general;
  45.  
  46.    .  If you know that certain large customers must receive bills by
  47.       certain days of the month in order for you to get paid that
  48.       month, try to bill them before those deadlines if possible;
  49.  
  50.    .  Deposit your cash receipts in the bank daily, if possible;
  51.  
  52.    .  Keep close tabs on credit customers.  Send them past due notices
  53.       as soon as payments become overdue;
  54.  
  55.    .  If you can do so without hurting business, add late charges to
  56.       overdue accounts;
  57.  
  58.    .  Never pay bills until just before they become due, unless there
  59.       is a worthwhile discount for quick payment;
  60.  
  61.    .  Try to keep inventories as lean as possible.  Even if you oc-
  62.       casionally lose a small sale because you are temporarily out of
  63.       an item, you should be far ahead of the game by substantially re-
  64.       ducing the amount of cash you have tied up in inventory;
  65.  
  66.    .  Look for items in your inventory that are moving slowly or not at
  67.       all.  Consider slashing the price on those articles to convert
  68.       them to cash and also to reduce the cost of storing them or tak-
  69.       ing up valuable shelf space;
  70.  
  71.    .  Consider leasing equipment items instead of buying;
  72.  
  73.    .  Be sure that you are not paying more on your estimated income
  74.       taxes than you have to.  You may qualify under certain exceptions
  75.       that will allow you to delay paying much of your tax for the year
  76.       until the tax return is due, without incurring interest or late
  77.       payment penalties.  If you realize that you have already overpaid
  78.       corporate estimated income tax for the year, there is a procedure
  79.       for obtaining a refund, by filing IRS Form 4466, prior to the
  80.       time when you can file a return;
  81.  
  82.    .  If your business has "net operating loss" for income tax purposes
  83.       that can be carried back to prior years or a carryback of tax
  84.       credits, a procedure exists for filing a claim for a quick refund
  85.       of the prior years' taxes.  Individuals file a Form 1045 while a
  86.       "quickie" corporate carryback claim is filed on Form 1139.  File
  87.       either as early as you can, since the IRS no longer pays interest
  88.       on these refunds;
  89.  
  90.    .  Instead of keeping all your business cash in a local bank
  91.       account, consider putting a significant portion of your cash in
  92.       an out-of-town money market-type fund that pays interest and
  93.       allows you to write checks against the account.  Since you will
  94.       continue to earn interest on funds on deposit until the checks
  95.       clear, consider using a fund in a distant part of the country,
  96.       since (notwithstanding the electronic revolution) it will usually
  97.       take longer for your checks to clear when you make payments to
  98.       local firms if your money market fund is located 3000 miles away.
  99.  
  100. @CODE: LS
  101.    .  In @STATE, the best way to maximize your cash flow is to
  102.       join the Party.
  103.  
  104. @CODE:OF